Introdução

A gestão do tempo em uma associação como a AGACOR, é um desafio que, quando bem executado, pode maximizar o uso de recursos humanos e financeiros, além de melhorar a qualidade das entregas e a eficiência das operações. Diferente de empresas com fins lucrativos, as associações dependem de uma coordenação precisa de atividades para que seus objetivos sociais sejam alcançados de maneira sustentável. Abaixo, discutiremos algumas estratégias e ferramentas de gestão do tempo aplicáveis a este contexto.

Planejamento e Definição de Metas

Uma gestão eficaz do tempo começa com um planejamento sólido. No contexto de uma associação, faz-se necessário que todas as atividades estejam alinhadas com a missão e os objetivos estratégicos da organização. Isso envolve a definição clara de metas em curto, médio e longo prazo. Cada meta deve ser dividida em etapas menores, com prazos e responsáveis definidos. Um bom planejamento previne a sobrecarga de tarefas e permite ajustes ao longo do tempo.

Priorização de Atividades

Dado que as associações geralmente operam com recursos limitados, a priorização das atividades se torna essencial. A metodologia da Matriz de Eisenhower, ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a organizar e priorizar os afazeres por urgência e importância, é uma ferramenta eficaz para gerenciar o tempo de forma estratégica. Isso ajuda a evitar o desperdício dele em atividades que não contribuem diretamente para os objetivos da associação, concentrando os esforços nas ações de maior impacto.

Delegação de Tarefas

Em associações, muitas vezes o trabalho é compartilhado entre profissionais e voluntários, na maioria das vezes diretores, o que pode resultar em sobrecarga se a delegação não for eficiente. Delegar de maneira adequada é essencial para a otimização do tempo. Isso inclui identificar quais tarefas podem ser transferidas para outros membros da equipe, levando em consideração suas competências, habilidades e disponibilidade. A delegação permite que os diretores concentrem-se em tarefas de maior complexidade e responsabilidade. Não esquecendo que os diretores têm a condução institucional e ditam a política geral, enquanto os gestores fazem a condução administrativa. Para tanto, é importante garantir que os gestores tenham os recursos e o suporte necessários para realizar as atividades de forma eficiente. O ato de delegar as tarefas demonstra uma administração segura, sem medo de “sombras” e desconfianças estéreis.

Uso de Ferramentas de Gestão de Projetos

Associar a gestão do tempo ao uso de ferramentas digitais pode gerar uma enorme economia de tempo. Plataformas como Trello, Asana e Monday são especialmente úteis, permitindo que todas as tarefas sejam visíveis para a equipe, que possa acompanhar prazos, metas e responsáveis em tempo real. Essas ferramentas centralizam informações, reduzem falhas de comunicação e aumentam a transparência das atividades. Além disso, o uso de calendários compartilhados, como o Google Calendar, facilita o agendamento de reuniões e eventos, evitando conflitos de agenda e otimizando a participação dos envolvidos.

Monitoramento e Ajustes Contínuos

A gestão eficaz do tempo exige um monitoramento constante. Isso inclui avaliar periodicamente o andamento das atividades, medir a performance em relação às metas estabelecidas e ajustar prazos ou responsabilidades quando necessário.

Relatórios periódicos, reuniões de acompanhamento e indicadores de desempenho (KPIs -Indicadores-Chave de Desempenho) são formas de manter o controle do tempo e dos resultados, ajustando as estratégias conforme necessário. O ciclo de monitoramento e ajuste contínuo vai garantir que a associação esteja sempre no caminho certo para alcançar seus objetivos, sem sobrecarregar a equipe.

Redução de Interrupções e Distrações

Um dos grandes vilões da gestão do tempo são as interrupções frequentes e distrações, que podem ser ainda mais frequentes em associações com ambientes de trabalho menos formal. Estabelecer períodos de foco, em que a equipe evita reuniões e comunicações não urgentes, pode aumentar significativamente a produtividade.

Conclusão

A gestão do tempo exige um equilíbrio cuidadoso entre planejamento, priorização, delegação e monitoramento. Utilizar ferramentas tecnológicas e técnicas de produtividade pode transformar a forma como os recursos são administrados, aumentando a eficiência e permitindo que se concentre em seu propósito principal. Ajustes contínuos e a adaptação às necessidades da equipe e da organização são fatores fundamentais para o sucesso a longo prazo.

Por meio de uma gestão do tempo eficiente, tanto as empresas como as associações podem não apenas melhorar sua produtividade, mas também garantir um impacto positivo junto ao associado e à sociedade, ao otimizar o uso racional de todos os recursos disponíveis.